機構要有效地推行知識管理，其中一項重要環節就是要建立一個完善的知識管理系統。可是，如何建構一個完善的知識管理系統往往是一個具挑戰性問題。因為不同的機構有不同的需要，不同的機構成員有不同的個別需要，機構需要了解機構自身及員工的需要，往往不是只從外間供應商提供購置一些電腦系統硬體及軟體就能成事，機構知識管理系統發展小組成員需要與管理層及前線員工作多重溝通，以便尋求共識，才能思考及設計適合機構使用的管理系統。
設立知識管理系統的目的
知識管理系統可以協助機構整理及分享知識。不同的機構有不同的需要，有些機構期望透過員工的腦震盪（Brain Storming）以產生新知識，達到協同效應（Synergy）；有些機構期望獲取（Harnessing）知識及數據發掘（Data Mining）；有些機構則著眼於建設及開發智慧資本（Intellectual Capital）；有些機構注重創造一種學習環境，使得成員能夠保持對新知識的關注。
建立知識管理系統時的考慮
機構建立知識管理系統時要考慮以下幾方面：
- 機構投放多少資源
如機構一直沒有知識管理系統，機構一般需要投放較多資源方可建立具相當功能的知識管理系統。若機構投放的資源愈多，知識管理系統的功能愈強大。可是功能並非愈多愈好，而應當經過仔細考慮機構本身的需要。
- 知識管理系統由機構內的員工自行發展
知識管理系統可由機構內的員工自行發展或是外購服務。若機構內有員工具備有關發展知識管理系統的能力，機構便可自行按照本身的需要彈性地發展有關系統，所需費用相對較易預計，進度亦較有預算，較不受外間機構的約束。若機構內已有現職員工，機構只需調動相關人力資源，便可成事。若機構內未有員工具備相關的能力，機構就需向外聘請合適人才方能成事。當然，機構內亦需要有現職行政管理人員具備相關發展知識管理系統的能力，以便對發展知識管理系統的前線員工進行有效督導及監察，方能令系統發展順暢。
- 知識管理系統由外間服務商代為發展
若機構內未有員工具備相關的能力，機構除向外聘請合適人才外，亦可聘用外間服務商代為發展知識管理系統，費用相對較高或易超出預算，進度亦較難預計，較易受外間機構的約束。一般而言，外間服務商需要詢問機構的需要及想法，方能設計合適的服務方案。然而機構亦需有員工具備相關發展知識管理系統的知識，以便與發展知識管理系統的外間服務商不時進行溝通並予以監察，方能令系統發展順暢。
- 機構成員的資訊科技能力
縱然機構已建立一個完善的知識管理系統，但是機構成員如未具備相關的資訊科技能力，系統亦未必能發揮原有的功能。此外，一般機構成員對新設的資訊科技系統都抱有觀望的態度，未必能在短期內嘗試運用知識管理系統，機構需要給予員工相關訓練，讓員工知道如何使用系統的有關功能，協助員工獲得足夠的信心運用知識管理系統。此外，系統具備友好性（User Friendly Interface）而簡潔的操作介面，操作界面盡量以圖像顯示，讓員工感到容易上手及方便使用，令員工較有信心使用系統，以減少不必要的阻礙。
- 系統蘊藏內容的實用性
一個完善的知識管理系統需要蘊藏豐富的內容，而有關內容必須實用。如員工感到系統的內容與其工作愈相關，員工使用系統的機會則愈多。如員工從系統提取的內容愈多，員工則較容易主動在系統上分享與其工作相關的內容，系統上蘊藏與員工工作相關的內容則愈豐富。
- 系統的拓展性
知識管理系統需要不斷更新發展才能更臻完善。系統需要根據員工的期望及要求更新及擴展其功能及內容，好讓員工認同系統的實用性，以鼓勵員工更多使用。
建構知識管理系統並非單純收集機構內員工的資料及知識，也不是只為了建立一個中央的資料庫。一個完善的知識管理系統需要具有教育、訓練、運用、分享及創造等功能，員工可以運用知識管理系統所儲存的資訊和知識，裝備員工執行其職務，並促進知識在機構的流通及分享，藉以提升機構內員工的應用及創新能力。根據筆者個人的經驗，知識管理系統需要具備以下的功能：
- 一體化的使用者界面
透過一體化的使用者界面，使用者只需使用一個登入帳號及密碼，就能使用系統的服務，不用使用多個登入界面才能使用系統。
- 簡單易用的應用軟件
知識管理系統的建置，要盡量減少員工操作過程的困難度，機構應盡量從開發簡單易用的應用軟件著手
- 穩定安全的資料庫
穩定安全的資料庫是知識管理系統的關鍵，機構必須確保資料庫定期儲存資訊和知識，並在另一些裝置中進行備份（Backup）。系統管理者及技術人員需定期檢查資料庫的運作是否正常，有需要時進行適當的維護及修復。
- 整合性的管理系統
機構應設法整合機構內不同知識以各種形式儲存在資料庫內，以促進知識的分享與應用。
筆者在上文介紹知識管理系統的基本理念（設立知識管理系統的目的、建立知識管理系統時的考慮及系統需要具備的功能），以便讀者對知識管理系統有初步了解。筆者期望有更多學校認識知識管理的重要，願意投入資源發展知識管理系統，建構及凝聚整體機構的知識，機構方能持續發展。
（封面圖片：Pixabay）
