萬能秘書

工作表現是龍是蟲,也不是讀幾年課程便分辨到,也要靠個人的人情世故,情緒智商才分辨到優劣。曾經有出身女秘書,今天已能獨當一面。

今天秘書這個職位已改稱為個人助理,其實今天的個人助理究竟做什麼?以前秘書主要是打字,沒有電腦的年代,打字既要快又要準,打錯一個字便要從頭再打。秘書的技能還有什麼速記,老闆簡單口述內容,你便可以整理好,打出一封完整的信。

我老媽認為女仔人家不是做護士便做秘書,只兩項選擇。於是我早在中四已在明愛學了“Pitman”打字,那種把兩隻手蓋在遮布下面打字的那種訓練,如今總算是懂得打字,雖然打得不算快,仍然可以不用看鍵盤便可以打字。以前,沒有電腦,不可以用塗改液,打錯一個字便要重頭來過,可真是要不能打錯一個字。

做秘書最重要的條件是要守秘,一個「秘」字可圈可點,老闆的秘密,連他上司也不可透露,老闆的老婆大人更萬萬不能洩露半點風聲,自己做不做老闆的情婦那可真是個人操守,但老闆最多時間相處的女人,會不禁生情,有時也是人性,老婆選個又醜又老的做秘書,也未必有效。

秘書還要懂得人情世故,說得難聽是懂說謊:老闆出外歡樂說開會,老闆未做完的說正在趕工,還有各種謊話,臨急反應要快。電話要懂篩選,不重要和重要的,要有急智分辨。

這些技能不論秘書或個人助理都重要。反而打字寫信之類,現在又email又WhatsApp,已不再有大用處。要做助手,當然不限於出信或一般文書的代工,而且今天的個人助理當然不可以單靠秘書商科訓練,單靠打字文書便勝任。

工作表現是龍是蟲,也不是讀幾年課程便分辨到,也要靠個人的人情世故,情緒智商才分辨到優劣。曾經有出身女秘書,今天已能獨當一面,成為行政人員。有女秘書只是打字機器,今天已被淘汰。今天的私人助理也不再只限於是女性,資歷要求也不只是商科,昔日的花瓶秘書,只有在六十年代才會出現。

黃珍妮