想像你的一天是一個罐子，裏面要裝好多事情。事情有分「要事」與「雜事」，如果分別用「石頭」及「沙子」來作代表，則你應該先做哪一樣，才能讓一天的收穫滿盈，放進最多的石頭及沙子？其要訣，就在時間管理。
大家都知道時間管理的重要性，不只是為了要在有限時間裏獲得最大效益，而且希望讓每一分鐘都過得有意義。但「分心」、「抓不到重點」及「忙得暈頭轉向」卻是常見的通病，如果能懂得避免，就能節省時間，提高成效。
（一）避免分心，讓任務變有趣
史丹佛大學教授、同時也是暢銷書《鉤癮效應：創造習慣新商機》作者的Nir Eyal表示，會「分心」是人的天性，再加上現代人養成滑手機的習慣，讓分心的情形比以前更加嚴重。Eyal的研究就是幫助人們如何在工作時專注，並在不工作時完全抽離。
「分心」的原因，是身體對所處環境感到不舒服，想要改變的制衡反應，稱之為「動態平衡」。就像身體會冷時想穿上外套，會熱時想脫掉外套一樣。因此，當我們無聊時想瀏覽新聞，寂寞時想查看臉書，不確定時想搜尋Google，都是想擺脫困境的反應。但次數多了，就會養成滑手機，浪費時間的習慣。對此，Eyal提出三個改善的方法：
自我探索，記錄什麼時候會分心
你可以自問想要擺脫的情緒是什麼？是無聊、寂寞、不確定，或無法勝任工作？當自我探索時，要注意是抱持「好奇」的心態，不要驟下斷語，才能找出真相。只有當完全沉浸在自我探索的感覺時，才能找出處理情緒的方法，而不是反覆想用分心去擺脫它。
當開始注意自我感覺時，還要對自己多所包容，因為每個人都有想逃避工作的時候，但需要調整的不一定是自己。有些任務我們就是不想做，例如個性害羞的人對拜訪陌生客戶就會想逃避。而透過自我探索，當發覺某些任務每次都會讓你想用分心去逃避時，就要再探討更深層的理由，或許是這工作並不適合你了。
自我設限，杜絕干擾源，建立「尤里西斯約定」（Ulysses Pact）
這名稱來自希臘神話，相傳是尤里西斯國王航海回鄉途中須要經過海妖「塞倫（Sirens）」居住的小島，為了避免塞倫用歌聲誘惑，於是要船員用蜂蠟封住耳朵，並將他緊綁在桅柱上，才安全度過危險水道。
面對會讓人分心的誘惑，要像尤利西斯的自我設限，將自己鎖定在任務中，才能杜絕外界一切干擾。智慧型手機雖然是干擾源之一，但所幸也帶來專心工具。Eyal說當他需要專注寫作時，會使用一款名為「專注森林」（Forest）的APP，在特定時間內阻止手機干擾。
「專注森林」是藉由對種樹的成就感及責任感，鼓勵人們短暫離開手機誘惑。使用時，先將讓人分心的網站，例如臉書、Reddit等輸入黑名單（Blacklist）。當需要專心時，打開「專注森林」並種下一顆樹苗，然後關閉手機開始做事，30 分鐘後樹苗就會長成大樹。但如果在30 分鐘內因受不了而進入手機黑名單上的網站，則這棵樹就會枯萎而無法長大。
除了找APP幫忙外，你也可以尋找夥伴協助專心。例如告訴同事下一小時你將要完成的事情，然後請對方負責對你驗收。你們也可以彼此約定監督，一起來對抗分心，才不會單方面佔用了對方時間。
重新構想，讓任務變有趣
透過其他觀點，讓原本無聊的工作變得不同。例如原本的任務若只需要在半天內鍵入數據或複印文件，如果令人覺得無聊，便可以賦與這簡單工作更大意義。
首先，可將它想成是你大目標下某個需要完成的環節，如此任務便有了必要性及價值。其次，加強任務的難度，例如要求自己要在一小時內完成，讓原本寬鬆的任務變得緊湊，壓縮後的時間壓力便足以讓你專心工作而無暇它顧。
最後，在完成了任務後就給自己一點獎勵，例如去吃點喜歡的東西，或去聽一場演唱會，讓自己從任務中徹底解脫。安排獎勵會讓人對結果有所期待，希望加快腳步完成任務，好享受這份奬勵。
（二）專注重點，向內心的懶惰妥協
時間管理除了要專注在任務上外，還須專注在「重要」的任務上，才不致分散了體力和效率。人力資源專家Roli Saxena將重要的任務比喻為「石頭」，不重要的事情比喻為「沙子」。所以，手上所有會產生重大影響的事情便是「石頭」；其他像是電子郵件、不太重要的會議，以及企業協作軟體「Slack」上的小問題和消息等，便是「沙子」。
Saxena請你將一天想像成是一個罐子，如果都是在處理一些小細節，就好比是將沙子不斷倒入罐中一樣，罐子很快就會被填滿，並且不會有任何空隙可以再裝入石頭。但如果是先放入並專注在一兩塊石頭上，撥出時間去完成它，則事後你仍然會有許多空隙讓沙子再倒進去。
將事情按「重要性」和「急迫性」區分
對於事情的輕重緩急，可以按照管理學大師史蒂芬‧柯維（Stephen Covey）提出的時間管理四象限，依「重要性」和「急迫性」區分為「急迫且重要」、「急迫但不重要」、「不急迫但重要」，和「不急迫且不重要」等四部分，然後將重點放在「不急迫但重要」的事情上。
為什麼重點不是在「急迫且重要」的事情上？因為重要的事情通常複雜，需要花時間處理，所以「急迫且重要」的情形不多。如果老是在處理「急迫且重要」的事情，表示習慣將重要事情拖到緊要關頭才處理，品質自然不佳。因此，應該將重點放在「不急迫但重要」的事情上，平時即多花時間構思規劃，才能從容不迫將事情做到盡善盡美。
容許自己「懶惰」，減少經營才能專注重點
至於電子郵件的處理，也可以依重要性嚴格區分其優先次序，然後快速回應重要的郵件。對於不急的郵件（沙子），Saxena建議可以向「內心的懶惰妥協」，不用立即處理。
人都有懶惰的一面，但懶惰並不全然代表負面。微軟公司創辧人比爾‧蓋茲曾說，他喜歡僱用聰明且懶惰的人，因為他們知道如何以最快方式解決問題。在時間管理上，少即是多，減量經營才能專注重點。真正的生產力意味着減少不必要的安排，善用減法，反而讓我們獲得更多。因此，我們可以藉由「懶惰」，只關注在本周重要的事情，有空時再慢慢處理其他部分。
Saxena舉例說明了她如何處理電子郵件：「我會快速用眼睛掃描一下，看看最重要的郵件是什麼，並確保將它們處理好。至於其他郵件如果沒空處理也沒關係，我的收件匣並不需要總是將它清空。對每一封郵件期望立即做出反應是不切實際的，這可能是你自己想這麼做，並不是別人對你的期待。」
所以，Saxena對如何「專注重點」的方法可歸納為：「可以對沙子妥協，但不能對石頭妥協。」對於「沙子」，Saxena會等到星期五的一天結束前，才花兩個小時蒐集並回覆任何剩下非緊急的電子郵件，以確保沒有遺漏任何東西，並可以在下周一重新開始。
（三）配合精力調整作息
「專注重點」其實也是為了因應人的體力有限，不可能對所有事情都投注同樣精神。如果能配合身體及精神狀況，在適當的時間做適當的事，就能讓事情及精力都得到最大照顧。例如一大早精神最好，頭腦及記憶的狀況最佳，許多人便會用來背英文單字。
如果想要精力充沛，則足夠的睡眠、正確的飲食及適當的運動，缺一不可。但多數人在工作壓力下常做不到，因此職場專家Katia Verresen便建議，可以根據精神狀況來安排我們一天的作息。
了解自身的精神狀況，再作時間分配
為了瞭望精神狀況，可以先問自己幾個問題：「我的警覺性如何？睡眠狀況如何？有時間運動嗎？開會專心嗎？會議空檔會找機會休息嗎？」然後將每小時的警覺情形及疲憊程度用表格詳細記錄下來。Verresen建議可以持續記錄三天到一周，直到資料量足夠看出一個模式。
當我們仔細追踪這些紀錄，便可以明瞭精神狀況好及不好的時候。例如，根據表格，禮拜一早上九點到十點是精神能量最高的時段，而禮拜五的能量普遍較低。因此，就可以調整行事曆，在精神好的時候從事高層次的思考，或解決最棘手的問題；另在精神不好的時候，從事簡單或低強度的任務，便可提高生產力，並避免精疲力盡。
Verresen提醒，在此「能量+時段」的模式中，要放入的是正確的任務。許多領導者將大部分頭腦清楚的時段，用於回應或幫助他人解決問題，認為這是正確的做法，但其實是忽略了更重要的任務。領導者頭腦最清楚的時候，應該是用來思考目前正在發生的事情，以及企業未來發展的方向。
預留「頭腦放空」時間，讓自己完全放鬆
領導者可以在行事曆上，每周安排90分鐘到兩小時的「頭腦放空」時間。這段時間必須是精神狀況好的時候，並且必須確保不會受到打擾，時段過後也不要安排任何會議，才能避免無法放鬆。
通常在這時段所產生的想法和創意，會是領導者解決問題的方案和好主意的來源。而在其他容易被打擾的時段，例如用餐時間前後，領導者便可以拿來做為與同事間的溝通互動之用。
（四）用紀律執行時間管理
學到了如何避免分心，專注重點，以及調整作息等技巧後，如何確實執行？新創公司Front的聯合創辧人兼執行長Mathilde Collin，採用了嚴格的紀律來幫助她做好時間管理。
Front成立於2013年，是第一家致力於開發企業共享收件箱，將來自電子郵件、檔案、Slack和社交媒體等訊息放在同一個地方處理，以增進團隊工作效率的公司。創辦人Mathilde Collin現年29歲，在矽谷以快速的融資能力著稱。2016年她只用了十天，就完成了公司1000萬美元的A輪融資；2018年她只用了五天，就完成了公司6600萬美元的B輪融資。其成功關鍵，便是一路走來用嚴格的紀律，以及有效利用電子郵件做好時間管理。
根據Collin的經驗，時間管理是紀律中最重要，但也最常被忽視的因素之一。對於管理階層，紀律是專注在少數正確的事情上，但這卻是非常大的挑戰。因為每個人都想要找領導者解決問題，而每件事情看起來都很重要，因此Collin必須想辦法確保會把時間花在最重要的事情上。
Collin建議可以退一步問自己以下問題來釐清重要性：「每周你的行事曆是否確實反映了有關公司發展的優先事項？有什麼重要事項你並沒有投入足夠時間？你是否能斷開雜事的連結並有紀律的離開？」
如果這些問題中的任何一個答案是「不」，那就表示需要調整時間管理，並利用以下四個方法將紀律帶入繁忙的行事曆中：
規定接觸電子郵件的時間，並停止新郵件通知
Collin每天在行事曆中安排兩個30分鐘的時段可以去看收件匣，並努力在其他時間不去看它。而為了維持紀律，除非行事曆上有提醒，否則Collin完全退出任何郵件通知。
Collin已經在手機和桌面上禁用電子郵件、聊天和其他工具。她會打開行事曆，因此不會錯過任何事情。而選擇不理會其他事情，則會提高她的效率並顯著降低壓力。Collin也鼓勵業務團隊比照她的方式試一個禮拜，而為了在周末不受通訊軟體誘惑，Collin甚至退出了所有應用程式。
增加「退一步（Step Back）」時間以整理思緒
在Collin的所有行事曆優化嘗試中，「退一步時間」是最有附加價值的部分。Collin每周會用半天的時間抽離現況，真正專注於一個關鍵問題，且不使用電腦，只有一本筆記在身旁。Collin對如何進行經過了相當多次的修改，包括以前每周將它拆成幾個單獨的一小時進行，但後來發現這樣更難以集中注意力。
利用星期五安排下周行程
Collin每個星期五下午都會用15分鐘時間檢查行事曆，包含重新審視季度目標和一些重要事項，然後查看她的行程表以確保與這些要項配合。例如對外招聘人才是現階段非常重要的工作，Collin評估需要花費三分之一的時間來面試高階主管。當她查看了行事曆發覺下周只安排了一次面談，便知道沒有在這個要項上分配足夠時間，因此便會再增加一個面試會議。
分析實際利用時間的結果
Collin偶爾會與她的Twitter粉絲分享如何管理時間，下圖是她精確分析一周分配時間的例子：有9.5小時（20.2%）用在產品及策略，9.25小時（19.7%）用於管理，6.5小時（13.8%）用於電子郵件。
每周結束時，Collin也會請助理給她一份行程分析，按照活動類型分類為面試、銷售及管理等，以便知道在哪方面需作加強。例如下圖是她管理時數的進一步分析，在追蹤進度及產品上各只花了1.5個小時，表示未來可能還有加強空間。她也會以領導者的角度看是否花了太多時間在某個團隊上，而忽略了另一個團隊。
由Collin的例子，我們知道透過紀律可以確實做好時間管理。Collin已經將時間管理應用在她的作息，行事曆中的每一段時間都標示得很清楚，而且透過每周的放空腦袋及回顧檢查做修正。
Collin說，管理公司帶給她巨大壓力，但培養時間管理的日常習慣可以讓她知道什麼才是重要的事情。所以，如果你也正面臨重大壓力，不知道事情如何着手時，就讓時間管理的技巧來協助你決定應該要先放哪一顆「石頭」進你一天的罐子吧！
原刊於創新拿鐵，本社獲作者授權轉載。
