這類會議的特徵是:
老闆一個人滔滔不絕,講的是已經講過無數次的事情。
同事們在桌子下面滑手機,或是腦中開始神遊中午要吃什麼東西。
會議室兩旁坐了一排其實根本不需要與會的同事,每個人都拿着本子在記,但離開會場後大概再也不會看剛才的筆記。
好不容易散會後,公司一切運作又一如往昔。這會有開跟沒開沒有差別。
我先自首!作為主管,以上的蠢事我都做過。如果一場會議平均兩個小時。我曾經以兩個小時為單位,浪費過自己和很多人的青春。
我應該不是唯一會這樣的主管。很多公司都在開這樣的會,浪費這樣的時間。
會議當然有必要!會議成為「浪費」,是因為很多沒有必要,或設計不當的會議,結束之後並不會對與會者個人,或公司整體,帶來任何改善。
龍飛鳳舞變死蛇
在矽谷,類似這樣浪費時間、無法創造改善的會議,或專案,被稱為「死蛇」。
「死蛇」這兩個字很傳神。公司裏那些浪費時間、週而復始,卻又沒有價值的會議或專案,就像一條繞在脖子上的死蛇,壓得我們喘不過氣,也讓我們在別人眼中面目猙獰。
在這樣的公司,不管我們是什麼生肖,最後通通屬「蛇」。
當辦公室爬滿了蛇,我自省:同事們跟着我,應該要「龍飛鳳舞」才對,怎麼都變成「蛇」了呢!
「打蛇」五招
於是我和同事們開始一起「打蛇」。
我們改變了公司開會,或開專案,的方式。
1. 不必什麼事都跟我報告,負責主管知道就好。
2. 會議不應該用來「報告」,而應該用來「討論」。報告應事前寫好,與會者應事前看過。開會時不必把報告又從頭到尾講一遍,把有意見的部分提出來討論就好。
3. 站着開會,免得開太久。
4. 中午前開會,肚子餓了自然就想散會。
5. 老闆不要硬碰硬,很多「死蛇」,都是因為老闆不甘心,或面子掛不住,明明是錯誤的決策,還在繼續投注資源。
當我縮短會議的時間,我發現營運的績效並沒有打折。可見之前很多會議,都是「死蛇」。
因為會議影響着很多上班族,你的身上也纏着「死蛇」嗎?你怎麼擺脫?
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