承接上文：〈知識管理在學校的實際應用〉
筆者在上期「教評心事」簡介知識管理應用在學校時需要注意的地方，並以一些實際案例提出說明。上期提出兩個主要論點：第一，盡力建立與實施知識管理有關的學校組織要素而不單只是宣示專有名詞或術語。第二，知識管理的力量始終在於「以人為本」，必須關注教職員工和學生以及他們對數據和資訊的需求，讓不同持分者了解到參與知識管理實踐的價值。筆者在本期「教評心事」中再談「知識管理」在學校應用時其他需要注意的地方並討論如何促進學校教師共享知識，令讀者對「知識管理」在學校應用有更深入的認識及反思。
3. 明確資訊流的流程和模式
每所機構都有工作流程、管理程序和資訊流（Information Flow）的獨有模式，但有些機構在檢查和改進這些流程時比其他組織更深思熟慮，他們希望檢視工作流程和資訊流從中找出可改善的地方。這種檢視可視為「資訊及知識審計」（Information and Knowledge Audit），有助學校的管理人員發現在日常工作流程中被忽視的資訊及知識，這是非常有價值的。例如，學校的管理人員可以知道哪些教職員工因負責哪些日常流程已超出其負荷而需要作出調整。
另一方面，資訊及知識審計亦可協助校方檢視日常工作流程是否與學校使命或學校的重要目標聯繫。例如，哪些流程（例如教科書選擇流程、圖書館採購程序、課程開發流程或項目審批流程等）是否已阻礙學校履行其使命？ 哪些流程有助學校貫徹其使命？ 哪些流程導致學生或教職員工高度沮喪並阻止學校實現其目標？哪些流程可能令到學校失卻實踐知識管理計劃的良機？
進行資訊及知識審計的關鍵要素是要確定組織中資訊控制和資訊共享是如何發生。從歷史上看，數據和資訊是如何在整個組織中收集和傳播的？哪些行政單位是負責收集數據？哪些單位是負責解釋數據（Data Interpretation）並提供支持決策的理據？誰通常可以接觸數據和報告？他們接觸是哪一些類型的數據和報告？誰被排除在外，為什麼？為什麼有些人可以囤積或與他人共享數據和資訊？他們不容許數據和資訊的共享有什麼動機？檢視上述這些問題可以發現學校中資訊的應用、政策和當中的考量，以便在決策過程中更有效使用資訊並有所根據地支持某些致策的推行。
最後，知識管理實踐本身需要透過機構不斷反思、檢視和討論，不是千篇一律的方法可以適用於所有機構。選擇合適的知識管理工具取決於所涉及的人員、組織歷史和背景以及人們尋求的目標。
4. 確保系統硬件及軟件已準備就緒
系統硬件及軟件對於資訊共享至關重要，因為它們提供了一種高效和自動化的方式來追蹤數據、與同事交流、發布資訊和共享，同時創建可以搜索和用作建構「組織知識」（Organizational Knowledge）模組的功能，讓所有教職員工可以使用並共享有關數據及資訊。從這個意義上說，系統硬件及軟件可以作為一種推動力，它可以促進人們交換資訊，以便在充分掌握數據和資訊下制定更好的決策。同樣，這些系統硬件及軟件若能將現有分散在各學校單位內的資訊集成整合，可以促進整個學校或各單位內的決策者更有效地向不同的學校成員，無論他們是圖書館管理員、教師、校長或行政人員，分享數據和資訊。
然而，對於那些期望在工作機構中實踐知識管理的人來說，最常見和最不幸的疏忽之一是嘗試直接透過購買和應用外間現成的系統硬件及軟件來實踐知識管理。這樣的錯失是忽略了資訊交流是一個社會化過程，即是機構需要時間讓員工逐漸地習慣應用相關的系統硬件及軟件以分享知識；也忽略了人們有權選擇可使用或不使用相關的系統硬件及軟件。因此，最成功的知識管理的實施是應以人為本的策略逐步引入相關的系統硬件及軟件，容許員工逐漸地習慣應用相關的系統硬件及軟件以分享知識。這些策略的實施是基於對「組織環境Organizational Context」的充分理解，並且掌握員工在工作機構中已經存在的資訊使用習慣及分享模式。
當學校考慮如何購置新系統硬件及軟件時，學校需要成立一個專案協作團隊以協調不同單位，了解不同單位同工的需要，加強各單位間的溝通。推行知識管理目標之一是將知識共享可以整合到日常工作中，因此那些將因新知識管理系統硬件及軟件的購置或實施而受改變的人——即那些前線員工——需要招攬他們的代表一起到桌前討論並在選擇購置何種新系統硬件及軟件、設計方面給予意見，並在應用新系統時給予回饋。這些專案團隊通常將管理人員、教師、助理教師及資訊科技技術人員等聚集在一起。在大多數情況下，正是這些專案團隊的工作和交流為有效使用新系統和共享資訊奠定了基礎。
建立上述的一個專案團隊真正好處之一是，它們不僅可以激發人們真正關注新系統硬件及軟件的購置，還可以創建和更新教師及其他員工對新系統內容的期望。從那些實踐知識管理具有成效的機構的經驗顯示「以人為本」（people-based approach）是最有效實踐知識管理的方式。為此，這些知識管理系統應以用家為主導的態度發展系統的各項功能，例如以網頁 （Web-based） 的系統並配合「門戶」（Portal）形式，讓團隊成員以單一帳戶的用戶資料及密碼登入相關系統，自動化方式發布和更新其所負責的內容。
此外，這些知識管理系統可配以人們所熟悉的電子郵件和「文件共享軟件」（例如Goggle Documents）則能更方便團隊成員使用。最後，學校需要讓員工明白及了解對其已發布內容的擁有權及其中所涉及的責任問題。員工也必須充分明白及完全對有關內容負上全部責任；否則他們將對相關系統做成不經意的破獲，並且可能在系統上不恰當地發布內容。
總結
筆者在本文討論知識管理應用在學校時需要注意的地方並以一些實際案例提出說明。本文提出兩個主要論點：第一，明確資訊流的流程和模式，介紹應用資訊及知識審計在檢視機構資訊流的用處，尤其可以協助學校的管理人員發現在日常工作流程中被忽視的資訊及知識，此外，亦可協助學校確定學校組織中資訊控制和資訊共享的模式，並從中查找不足而加以改善。
第二，確保系統硬件及軟件已準備就緒，讓系統自動地追蹤數據及整合不同來源的資訊，方便同事間的彼此交流、發布資訊和共享數據和資訊。筆者提出有些人在發展這些知識管理系統時操之過急，忽略了資訊交流是一個社會化過程，需要給予員工時間逐漸地習慣及適應相關系統，亦讓員工有權選擇。筆者因而建議成立一個專案協作團隊以協調不同單位，了解不同崗位同工的需要才發展相關系統。
此外，學校要「以人為本」方式，以用家為主導的態度發展系統的功能，以員工的需要作為出發點以鼓勵同工彼此間多交流分享，他們就會有需要使用相關系統儲存、交流及分享資訊。否則，相關系統只是閒置而沒有人主動使用。由於篇幅所限，期望在下期「教評心事」中再談知識管理在學校應用時其他需要注意的地方，並討論如何促進學校教師共享知識，令讀者對知識管理在學校應用有更深入的認識及反思。
