筆者在上期「教評心事」簡介知識管理應用在學校時需要注意的地方，並以一些實際案例說明。上期提出兩個主要論點：明確資訊流 （Information Flow） 的流程和模式、確保系統硬件及軟件已準備就緒。筆者在本期「教評心事」中再談知識管理在學校應用時其他需要注意的地方，並討論如何促進學校教師共享知識，令讀者對知識管理在學校應用有更深入的認識。
5. 專注改善學生的學習成果
在眾多的學校改善舉措中，當中最受人注視的大多是如何提升學生的學習成果和課堂內外的教育成效，並探討有哪些活動較適合改善學生學習效能？哪些活動適合哪些學生？哪些活動可以多長時間進行？哪些活動又以什麼方式進行較有成效？老師可就以上問題進行交流，大家分享有關的經驗及看法，從中找到共識。這些都對實踐知識管理十分有用。
有些學校正在開發「學習資訊系統（Learning Information Systems）」，可以進一步以科技協助學生改善學習成效，並對學生的學習能力進行持續評估。例如，在一個系統中，學生每次進行線上學習時，他們都會坐在電腦前，登錄並完成關於他們所閱讀內容的線上學習課業。該系統就會為有關學生在系統的數據庫 （Database）儲存有關資料，系統就可為教師提供關於每名學生的日常學習紀錄、評估和趨勢等資訊，並進行持續記錄及分析，系統也會自動地獎勵表現優秀的學生，亦會不斷鼓勵表現稍遜的學生，為學生和教師建立反饋循環（Feedback Loop）。
研究發現一般教師起初接受培訓，使用這類學習資訊系統或數據庫時，他們都不會對該系統的功能特別感興趣，而且他們對學生完成線上學習課業的教學法亦多有疑問。然而，一旦他們開始使用該系統，他們就會發現背後真正的價值不在於線上學習課業的互動性，而是學習資訊系統能協助師生自動將評估融入日常學習過程，以及將學生學習過程的資訊滲透在系統的運作上。系統亦可提示老師哪些學生需要特別關注。系統不時向老師提供這些有用的資訊，教師可以透過系統上的資訊了解學生在學習某一個專題的強弱，教師可以不用花太多時間教授強項，而可以聚焦地針對學生的弱項加以強化。教師就可以按照對學生實際的需要以調整他們的教學法。這樣的做法我們稱之為「促進學習的評估」 （Assessment For Learning） 。
另一方面，學生可以很方便地找出哪些課題已掌握得不錯、哪些課題仍需努力，他們只需點擊幾下鼠標，就可以隨時取得自己的評估結果及相關的參考資料。這樣的做法我們稱之為「評估即學習」 （Assessment As Learning） 。如老師可獲校內共同關心這類問題的協作團隊的支援，老師更可將日常所遇到的問題輸入系統，而支援團隊亦可在系統中輸入他們對相關問題的解決方案，那麼系統中數據庫對學生學習的案例資料就會增加，老師所面對的問題樣本也會變得更廣泛──無論老師和支援團隊所獲得和共享的知識也會日益增加。
不同的學與教策略對不同的學生群體可能有不同程度的效能。知識管理實踐旨在幫助教師收集日常課堂的數據並共享哪些在特定學習環境中被認為有效教學法的資訊。通過這種數據的分享，適時將數據提供給需要它的人，以促進教師討論在課堂中所遇到的境況：面對課堂的現況，老師需要繼續維持以往沿用的教學風格，還是嘗試創新的教學法，以幫助學生學得更好？老師是否應該根據班上學生的特質來改變教學風格？近年，坊間流傳很多對學生所謂有用的教學策略或教學法，令到不少教育工作者感到無所適從，他們希望有些具體的數據或資訊以作實證才決定是否採用相關教學策略或教學法。例如「專題研習教學法（Project-based approach） 」愈來愈流行，可能因為專題研習可讓學生及早適應畢業後的職場環境——但專題研習的教學法對學生現在的學習以至未來的需要是否真的有其實用性？同樣，「團隊式學習 （Team-based Learning」在職場環境中也很常見，是否合適在課堂內加入「團隊式學習」的元素？如果合適，在哪些情況下應用或針對哪些內容加入有關元素？
其實，教師以至學校管理層可以試行上述教學策略或教學法，並收集有關數據及進行分析，並共享這些數據及資訊就可判斷哪些策略或教學法在特定學習環境中是否有效。學校在收集這些數據後，教師和其團隊就可在他們自己獨有的教學情境中討論這些教學策略或教學法是否有數據支持下適用，並且可以根據學生的需要設計一系列支援措施或修訂課程，再次收集結果數據，審查結果，並在他們之間分享所得的結果，讓更多同事廣泛地參與討論。對於教師和其團隊以至學生來說，知識管理過程促進了教師和其團隊的參與及互動，最重要的是，促進了團隊內的彼此交流及學習。
6.持續的耐性
知識管理不是一個靜態的過程，也不是一個線性的過程。一路走來，學校環境中的資訊共享很多時都帶出不少人際間的問題，可能會令到當事人或整體感到挫折。隨着更多的數據和資訊的共享，學校環境應會有更多的信任和支持。關於在哪個階段讓誰參與重要決定──副校長、部門主管、科主任或是教師代表──並不容易有效地提出，而且在許多情況下，無論向誰諮詢，某些類型的決定總會受到不同程度的反對。所以，學校推展任何新措施盡量在推展之前做好溝通的工作，避免觸礁。這是新措施推展前需要對組織環境進行風險評估，以衡量新措施是否合適在學校推行。
通常而言，學校組織架構一般較為扁平，因此學校比一般商業公司更適合應用知識管理策略，因為知識管理策略必然是自下而上構建的。不過，話說回頭這並不是說學校組織架構一定能令校內有更多數據和資訊共享情況的出現。事實上，有些學校的中層管理人員，包括部門主管或是科主任，可能會對數據和資訊共享持保留的態度，因為他們或會想到萬一數據和資訊分享出去，他們恐怕以往因掌握這些數據和資訊而享有的那些權力感可能在瞬間已付之流水，他們以往可能靠囤積和選擇性共享資訊以維持其在學校組織的地位，所以他們有機會想設法抵制有助於改善共享資訊的組織變革。在某些方面，當數據和資訊的擁有者開始變得緊張和焦慮時，這是知識管理實踐正在發揮作用的早期跡象。另一方面，當以前被排擠在數據和資訊分享下獲得反饋循環之外的人現在開始獲得資訊並與其他人一起真正改變系統時，組織將會受益匪淺。
然而，改變對每個人來說都是困難的，重要的是學校需要為那些在工作中經歷變化的人提供適當的專業發展。 這包括安排會議讓人們表達他們的擔憂和想法，使用新系統和程序的培訓，以及安排腦震盪以探索學校發展新的路向。 在資訊共享環境中，校方如能加強中層同工的領導力培訓和某些特定技能的培訓對於幫助人們建立和重申自己的價值感及對學校的貢獻特別有效。
7. 考慮更大的願景
一般變革管理對領導的通則都建議從小處着手開始，可是領導還需對大局有宏大的遠見也很重要。從某種意義上說，在學校推行知識管理就像是採取了一系列步驟，每一步都讓我們看得更遠、更深。 當學校推行知識管理的初期，學校同工就可更加了解大家正在使用的數據和資訊共享現況。當學校繼續推行知識管理的後續步驟時，學校同工就有機會發現需要變革，例如通過修改學校組織架構才可向前邁進。 不少以機構進行知識管理為研究主題均發現分享資訊的人愈多，每個人的收穫就愈多； 知識是通過經驗與資訊的相互作用而產生的。
在這種情況下，當學校推行知識管理時，管理層需要認真地檢視員工在組織內部和跨組織共享資訊的動機。 人們是否因分享資訊而獲得益處？資訊分享是否對特定項目產生了負面或正面的影響？在許多機構中，不少可用於有效決策的資訊往往被忽略，因為資訊共享的動機很少。 如果員工是基於他們所掌握的數據和資訊而獲得薪酬和獎勵，那麼就沒有動力去分享數據和資訊以增添知識庫的內容。另一方面，如果機構的獎勵制度是基於人們在機構中教給他人的東西，那麼人們將更有可能分享資訊並參與有關機構組織改進的對話。學校在推行知識管理時就需要塑造一個樂意分享知識的文化，鼓勵更多同工自願地分享數據及資訊。
總結
筆者在本文討論知識管理應用在學校時需要注意的地方並以一些實際案例提出說明。本文提出兩個主要論點，其一是專注改善學生的學習成果。要提升學生的學習成果和課堂內外的教育成效，可以藉著老師交流及分享有關的經驗及看法，亦可透過應用「學習資訊系統」以科技與師生分享評估及學習進程的數據及資訊以協助學生改善其學習表現，亦可協助教師提升其教學效能，並將有關經驗輸入系統以累積不同的案例，促進教學團隊的專業成長。
另外，筆者也提出需要持續的耐性。知識管理不是一個靜態的過程，也不是一個線性的過程，有時可能會快一些，有時可能會遇到一些挫折及阻撓，主要與校內進行資訊共享所帶出的人際間的問題。隨著更多的數據和資訊的共享及做好溝通的工作，學校環境將有更多的信任和支持。學校管理層需要留意學校的中層管理人員有否對數據和資訊共享持保留的態度，會否因分享數據和資訊而失去原有的那些權力感。校方需要加強中層同工的培訓和溝通對以幫助員工減少對推行知識管理的抗拒感。第七，考慮更大的願景，當學校推行知識管理時，學校就有機會發現有需要進行一些變革以適應未來學校發展的需要。學校管理層也要考慮如何鼓勵更多同工自願地分享數據及資訊，塑造一個樂意分享知識的文化。
學校推行知識管理並非輕而易舉，當中一定遇到大大小小的挑戰和困難，但從筆者多年經驗，可知學校推行知識管理是值得的。知識管理可提供給學校各種有用的數據和資訊，這些數據和資訊對學校而言具有重要的應用價值。知識管理可以協助學校整合組織及成員的需要，讓學校面對各式各樣的衝擊，從中找出應對的策略。在資訊共享過程中，關鍵不是所投入的資源有多少，而是有沒有策略聯繫不同的持分者，鼓勵他們分享及交流，令決策得以改進，創造力得以增強，以及更強大的橫向和縱向溝通，都是知識管理的重要產物。筆者期望日後更多學校可以嘗試推行知識管理，讓學校不斷進步，成為真正的學習型組織。
