鍾普洋:服務業管理層 應重視員工如顧客

他把同事當作一塘魚,他的職責就是把魚塘管理好,令魚快樂做事,為客戶服務。就像魚塘中有三種魚:水面魚、水中魚和水底魚,愈近水面的愈需要更多氧氣。身為管理魚塘的人,不可以罵魚。當需求氧氣不多的底兩層魚逐漸掙扎的時候,就得檢討魚塘的生態安排是否有問題。鍾先生指出,這種哲學也適用於公司的管理。
本集的嘉賓是著名速遞公司敦豪國際(DHL)亞太區創辦人鍾普洋主席。退下來當榮譽主席後,鍾先生創辦了香港服務領導與管理學院,也籌辦了「善美人生計劃」,協助人們安排計劃退休生活,是商界和公職界的傑出領袖。他也是一個出色的藝術家和教育家。
 

寄宿培養紀律 學懂公義憐憫

 
鍾先生的父親本來是香港英美煙草公司的副廠長,但第二次世界大戰香港淪陷,因此避難走到澳門,婚後誕下了鍾先生。在廣州辦煙廠後,鍾先生的父親於1949年再次回流澳門,帶一批三行工人於路環購買原料製造漁網,捕魚兩年。鍾先生在澳門宣道堂讀小學,後來他爸爸在緬甸當廠長令生活好了,十歲時就舉家回港居住,兩年後與弟弟一起於赤柱的聖士提反書院寄宿。何校長稱一般小孩害怕寄宿,稱讚鍾先生年幼時已有頗強的適應力與領導潛力。
 
鍾先生憶述,唸寄宿學校可以培訓紀律,作息溫習都有固定時間。他特別指出紀律對人生的重要,缺乏紀律的人常常有事情,要追趕,難有愉快生活。另外,屬聖公會的聖士提反書院的校訓「篤信多能」,也對他影響很大。鍾先生認為,要提供國際級的速遞服務,務必具備多元才能、公義和仁愛,方可保證世界各地均可準時收到貨件。
 

人生不易規劃 修漁業學管理

 
鍾先生說他的人生並非從小計劃好,並指出已計劃好的人生難有驚喜,走了一條路就不會發掘到另一條路,有時需要「死撞死碰」。他引述美國作家 Joseph Campbell 的說話:每人在森林裏走,都有自己的一條路,走完之後就會消失,從而帶出每人都有自己的路的道理。
 
他指出,中學時代有三位老師對他啟蒙至深。第一位是後來擔任聖士提反書院校長的 Richard Handforth 修士,教授公義與憐憫。第二位是舍監 Philip McFarlane,鍾先生認為他多才多藝,是個雜家,畫畫出色之餘,教地理和歷史同樣令人拍案叫絕。第三位是黃錢其濂女士的父親錢山博士,他本身是湖南教育部長,但於聖士提反書院教授中文,因為一些僑生不懂國語,所以用英語教授。鍾先生記得聖士提反書院當時推行「博通教育」,就算唸文科的同學也需要唸一兩科理科,而儘管入讀香港大學的同學不多,但全部學生都可以出外留學。
 
鍾先生本想於美國主修英國文學或歷史,父親反對並力主理科,但當時就算修讀生物科,畢業後也只可以當老師,於是決定償父願讀漁業管理。鍾先生指出,後來創辦 DHL,漁業管理的訓練有助他管理公司和公益事務。他把同事當作一塘魚,他的職責就是把魚塘管理好,令魚快樂做事,為客戶服務。鍾先生認為,這也是 DHL 賣給德國郵政局之前的宗旨。何校長指出這海洋生態和機構組織有些相似,因為魚和人並非機器,有自己的情緒和喜好,難以用純理性分析。
 
鍾先生說,管理一家公司,可以控制的事,大部分都屬於「生態環境」(Habitat)。老闆或上司今日難以強逼下屬做事,鍾先生稱這種管理手法「過時」。他指出,人與魚的相似之處,在於他們均有不同的需要,就像魚塘中有三種魚:水面魚、水中魚和水底魚,愈近水面的愈需要更多氧氣。身為管理魚塘的人,不可以罵魚。當需求氧氣不多的底兩層魚逐漸掙扎的時候,就得檢討魚塘的生態安排是否有問題。鍾先生指出,這種哲學也適用於公司的管理。
 

看好香港服務業 重視員工如顧客

 
至於大學教育,鍾先生認為美國的文科和通識科提供了廣闊基礎,適合之後從事服務業相關的工作。鍾先生分享了美國教育的笑話:「在麻省理工讀書的人,會替讀普林斯頓的人打工。」原因是麻省理工十分專門,但要當上公司高層要有創意之餘,更要有人文視野,精通人生哲學。他特別提到工作對年輕人健全性格的重要性。何校長指出,鍾先生驗證了通識教育的重要性,指出通識對個人成長、思考,甚至工作、創業和專業都有很大幫助。
 
身為服務行業的領袖,鍾先生指出香港在製造業上難與成本較低的內地、越南和孟加拉競爭,而香港在服務業的優勢在於別人對自己的信任,以至尊重;具備批判思考和隨機應變力(「執生」),還有公義和憐憫,這些特質都是類近地區仍未學習得到的。何校長同意鍾先生的見解,並指出在香港工作,要懂得靈活變通,才可保持競爭力,而鍾先生的靈活變通,盡顯於創辦亞太區 DHL 的經過。
 
鍾先生29歲創立公司後,也不無挫折。公司營運了13個月後,侵犯了香港郵政的專利權,因而被政府拘捕。他指出,當時做貿易,往往出現貨先到文件未到的情況,白白花錢於利息上,於是他聯同了多家銀行、船公司、貿易公司與電腦企業,向香港政府施壓改法例,最終渡過危機,成為了經典的「大衞戰勝歌利亞」的故事。
 
鍾先生記得在官司勝訴後還有兩個挫折。第一個是和女友分手。鍾先生當時在香港派件收件,還要到機場寄貨,那位在中環工作的女朋友認為鍾先生是大學生,不可以拿着幾個骯髒的派件袋在中環的街上走,最終兩人決定分開,後來與欣賞他的一位機場女同事結婚。
 
另一個是公司有八位員工,因不滿其中一個主管而要罷工,鍾先生顧及公司印象,決定解僱那八位員工,最終剩餘的員工,包括會計、銷售人員和自己,都要出外派件。鍾先生深受這件事影響,指出服務業必須認清自己公司的「顧客」,員工是第一層,雖非最終客戶;一個全球品牌,需要經過八層人才能到達最終用戶,中間的每一層都是服務對象。
 
鍾先生點播了嬉皮士運動中的樂隊 We Five 的 “You Were On My Mind”,特別欣賞歌詞可於不同場合引述。鍾先生笑言,經常對太太說 “When I woke up this morning, you were on my mind”,令她開心,而鍾先生早上做運動時常聽這首歌,也會更感活力。
 
鍾先生分享了他與葉松茂博士合著的 The Five Dynamics of Entrepreneurship,當中說明了創業的五大維度,即是創辦人應該怎樣做的 Who、他應該做什麼的 What、找些什麼人幫助的 Who else、關於生態環境要留意什麼的 Where 和如何做的 How。鍾先生特別提到 Who else,因為選人是發展公司的關鍵。鍾先生認為大學創業課程少談的兩個題材:靠口才的推銷能力(Salesmanship)和設計。
 

放權提升服務 平衡應變與標準

 
鍾主席指出,作為領袖放權與否視乎行業而定。於流水作業的生產綫放權,出來的產品可能會不統一。然而,服務業的主管如果不放權予前綫下屬,而事事都要請示上級,客戶會認為從業員不熟悉行情,間接影響公司印象。此外,下放權力旨在提供顧客更多選擇,讓客人稱心。何校長補充,服務業的放權,是要讓下屬有隨機應變的空間。
 
鍾主席提到,他公司的創辦人都是速遞員出身,因此思考出這套運作模式。他說明速遞行業是師徒制,上司傳下屬,下屬教新人,一脈相承。以他的美國人師傅為例,為了解行業生態,先做前綫工作三至五年,再轉做行政職位。
 
速遞雖是個講求隨機應變的行業,但鍾主席也不會忽視「標準運作程序」(Standard Operation Procedure,SOP),指出 SOP 佔運作程序的三成至五成。他引述利豐集團榮譽主席馮國經先生的說話:不可過於依賴應變,否則員工會忽視按規劃工作。因此他認為公司營運,一半來自規劃,一半來自「執生」,當於程序或規劃不合適的地方,就需要「執生」。何校長也分享,SOP 的設立,是要避免參差的產品或服務,但也不可為其所限。
 
對於如何令服務業前綫員工從工作中取得滿足感,鍾主席指出工廠員工是「一維度人」(One Dimensional Man),不太需要思考和動力,但速遞等服務業就需要上司放權以獲得滿足感,讓他們更自由地為公司創值。他指出 DHL 的速遞員每天收件約20件,大概有兩至三個的情況需要自己「執生」而不符合 SOP 規定,但有助挽留客戶和提升服務。除公司薪水外,他會額外給予員工心靈收入。
 
他認為,像 DHL 般服務範圍龐大的國際公司要保持水平,必須上下做一場「品牌戲」。他指出,客人認出的公司名稱就是標誌(Icon),有標誌就有定位(Positioning),繼而產生價值(Value),讓員工自覺做事時不能行差踏錯。
 

融合創新與服務 創業先了解行業

 
至於面對危機,鍾主席認為:才能足夠,道德正確,不存私心,就可減少危機。他指出,身為香港辦公室的主管,不可只處理香港以內的事宜,更要知悉亞洲和對應遠至南美洲的突發情況,發揮危機管理的作用。
 
熱心於「服務領導」的鍾主席指出,該學科不比「製造領導」(Manufacturing Leadership)已有60多年的歷史,而是個新興範疇,最近才理順教學方向,編製教學材料。
 
有說法指香港政府過於着重服務業,導致提供科研經費過少。鍾主席認為科技與服務業沒有衝突,指出電腦、智能電話和貨件追蹤系統等速遞公司的常用科技,都是科研成果,因此科研是不可或缺的。他補充,要將科研和服務融合,務必先解構,了解市場;繼而設計,然後就是創新和操作,一步不少。他認為要引進科研成果,不一定需要聘用科研機構,而是各經理和領導都要學習新科技,自己開發。何校長回應,引入科技務必顧及客人感受,並要經常保持創意。
 
對於最近青年創業的潮流,身為創業家的鍾主席傾向先就業後創業的做法,他自己也是先在玩具廠打工兩年,遭遇到文件寄送美國的困難,意識到速遞服務的需求,加上自己手上已有20多個潛在客戶,才毅然創業。鍾主席說由僱員成為創業者,帶着的是一點點勇氣和一股傻勁,他特別記得一晚在牀上對着一堆信用卡,盤算如何延遲還款,當時欠債已達六個月,公司結業的話,債主損失更大。他認為,如果沒有這股傻勁,實在難以渡過險境。
 
他也以 “Do you know the pain” 的問題,點出了解行業狀況對創業的重要性:如感覺不到市場上的痛楚、處理這些痛楚,儘管推出更佳產品,都不會有人光顧。鍾主席認為香港年輕人欠的不是創意,而是軟技巧、領導才能和價值觀。他指出很多僱主認為剛畢業的大學生都不太懂待人處事的態度,強調家教是小朋友成長的關鍵。何校長補充這是基本的修煉,並非課堂中可學到,是父母身教的一部分。
 

兄弟願互為扶持 快樂人生可設計

 
鍾主席點播了 The Hollies 的 “He ain’t heavy, he’s my brother” 一曲,藉此說明,香港地方雖小,但正背負內地這個兄弟,而內地要了解到這情況,避免拉跌香港。他特別指出,內地是第三世界國家的領導,但香港許多問題都屬第一世界,如有一半的工種都轉移至第三世界國家,就得再訓練員工,由製造業轉為服務業。香港目前的服務業佔整體的九成以上,可以成為第一世界的好榜樣,展示如何從製造業轉型至服務業。
 
曾任多項公職的鍾主席計劃,未來十年會繼續推動創業及服務領導的課程改革,實現全世界人民的再教育。他特別指出人生只有一次,所以希望對人類有貢獻,協助社會發展。他認為一個人沒有願景就會漸漸落後和有挫敗感,城市也一樣,並指出香港應有新願景。
 
每天都感恩的鍾主席認為,人生要事有三:一是家庭;二是朋友;三是過世後留下甚麼。他以 “Live where you belong with the people you love, doing the right thing on purpose”,點出自己的快樂人生,認為全部家人朋友都在香港,過生活既有意義又有目的。
 
鍾主席稱快樂方程式在 Paul Dolan 著的 Happiness by Design 一書可找到,自己的電腦熒幕會寫着「我不會做令自己不開心的事,不會見讓我不開心的人」,鼓勵大家可以設計自己的生活,盡量避免不開心的事。
 
他也分享自己具規律而豐富的生活。何校長回應,鍾主席的人生多姿多采,有多方面成就,也心存感恩與關懷之心,所以聽其分享,必有所得。
 
原刊於《星島日報》,獲作者授權轉載。
 
(封面圖片:灼見名家傳媒)

何順文