筆者在上期「教評心事」簡介知識管理與學校改進的關係，本期將討論知識管理應用在學校時需要注意的地方。
知識管理應用在學校層面可算是一個嶄新的領域，教育工作者對於知識管理的關鍵要素以及其實踐雖有不少地方已達共識，但仍存在分歧。縱然如此，許多實際案例皆反映在學校教育系統中推廣使用知識管理是有希望的。以下部分介紹了迄今為止我們在教育領域實施知識管理方面所學到的知識。教育工作者推行知識管理於下列範疇已有廣泛共識：關於工作流程、項目改進和最重要的學生成果，而綜合上述各方面，學校可以作出更有效的決策。
1. 建立與實施知識管理有關的學校組織要素
學校推行知識管理必須從小處著手，在成功的基礎上再接再厲（Start small and build on successes）──這是一般變革管理（Change Management）的通則。在大多數組織中，並不是每個人都接受在決策中使用數據和資訊的價值──許多曾經處理數據或資訊以作決策的學校管理者定有同感。如校方要在決策過程中為員工提供數據和資訊，需要時間學習。此外，校方更需要努力了解其學校獨特的組織環境，以及所面對的風險和機遇。
校方負責推行知識管理的人盡力建立與實施知識管理有關的學校組織要素，例如在可能的情況下嚴格評估所收集數據的適當性和準確性、以積極的方式使用數據和資訊，又或參與開放式討論，而不是堅持特定目標，以建立同工對學校推行知識管理的信任，並且物色志同道合之士以便一起推動知識管理。
在許多教育層面上，雖然人們已經開始實施知識管理，但是通常沒有提到知識管理這個術語。知識管理的研究者發現如在某些學校組織架構中出現知識管理相關的崗位或部門，有關學校可能會遇到某些人抵制甚至抗衡。其實，學校如需推行知識管理，大可不必提到「知識管理」這個專有名詞，令不理解這名詞的人望而生畏。教育界有許多術語和實踐──協作或團隊合作等等──可以有效地支持知識管理的工作。選擇合適的術語來向員工描述知識管理實踐是很重要的，不單要減少員工對知識管理的疑慮，並且可以在組織環境和組織願景中構建正面的形象。
當學校面臨一些挑戰或危機時，可能就是合適時候引入知識管理。學校面臨一些挑戰或危機時，明顯地存在着一些工作上的欠缺或功能失效而需要學校員工一起關注，而在解決該問題時可能涉及一定程度的風險時，大家也會有較多的體諒和支持（Buy-in），學校此時推行知識管理將是最有效的。實際案例中曾有一所小學的學生成績下滑，研究其原因可能是學校管理層無法及時準確地獲得有關班級規模和入學人數的資訊，難以作出適時的政策調整。在這種情況下，學校提供數據和資訊，可讓校方適時構思漸進但明確的成功標準，以獲得全體教師及員工支持，實現更具體可行的目標。
2. 專注人的需求及專長
知識管理的力量始終在於以人為本，尤其是與其他變革努力相比時，知識管理致力關注教職員工和學生以及他們的需求。雖然在學校中管理知識沒有速成方法，也沒有一個單一的解決方案，但是無論學校組織中的知識多麼複雜，都可以管理。歸根究柢，管理知識的是人，而學校組織的作用是促進知識管理的政策和實踐，幫助人們有效地共享和應用知識。
為此，學校的人員必須認識到參與知識管理實踐的價值。也就是說，即使教育工作者的主要目標通常是幫助學生成長，但教育工作者必須重視知識管理實踐的價值。當學校中的教職員出現不合作是常態，或者當數據和資訊基礎設施出現效能下降時，這樣在學校中實施知識管理會就變得困難。知識管理於需要共享知識以實現其目標的社群才有可能紮根，這些社群通常都有一些資訊共享規範，並且有一個願意支持這項工作的領導者。
在一個案例中，一群對課程開發過程感到無能為力的中學教師開始自行開會討論改進方法，他們發現課程開發過程的一些問題包括課程中的差距和重疊。他們找到了一個課程發展工具，該工具已在另一個地區用於審查其整個基礎教育課程。他們修改了課程發展工具，然後開始通過電子郵件與其他中學教師分享他們的發現。這群課程開發的教師邀請其他教師加入該課程開發小組，他們決定在這課程開發小組之下就着不同年級的不同內容領域建立一些屬下的小組來研究。
例如，小學常識科教師作為一個團隊獨立工作，通過電子郵件邀請其他五年級教師討論他們在課程開發過程中所涵蓋的材料。他們一起討論了應該在哪個年級開發課程，他們的決定如何符合教育當局的課程框架以及課程評估的一系列策略。每所參與學校的校長都參與了討論，並通過電子郵件對課程開發過程作決定及進行檢討。經過一系列的討論，這群課程開發的教師修訂課程，補漏拾遺，加強教學效能。
在此過程中，這群課程開發的教師建立了課程資源的在線追蹤記錄以及與教育局課程的聯繫，他們隨後同意將其課程開發的成果發布在網站上。這已提供給社區中的其他持分者，包括老師、家長及學生。這群課程開發的教師中的幾位老師決定繼續定期開會，討論和追蹤新課程的評估問題。在這種情況下，雖然沒有人專門提及「知識管理」的術語，但有幾個關鍵知識管理要素已經到位，包括如何改進流程、使用技術促進討論和分享結果，以及將集中精力在學生評估上。整個過程的關鍵驅動因素是教師本身。
另一個在美國的案例中，凱霍加社區學院（Cuyahoga Community College）在尋求實施知識管理實踐的過程中，學院進行了一次知識審計（Knowledge Audit），其中涉及對廣泛的教職員工進行採訪，了解他們「工作的關鍵組成部分」，訪談涵蓋了各種資訊問題，但重點關注阻礙他們工作的資訊瓶頸。從那次審計中，教職員工共同努力確定他們對數據或資訊的最緊迫需求。他們發現，教師們對學院的課程和項目審批流程感到非常沮喪，教師們認為課程和項目審批流程太繁瑣，無法及時回應社區對新課程和項目的需求。
在現有教師人手的基礎上，建立了實踐社群（Community of Practice, CoP），以利用不同領域的教師專長，引入需要參與該過程的人員（包括院長和行政人員），並討論和制定將使學院組織得以改進的策略，其目的是使教職員工能夠在學院中可以橫向和縱向共享資訊，這反過來又產生了組織變革，顯著改善了學院整體的工作流程。這些CoP源於教職員工自發的興趣而建立，而不是自上而下的要求。據參與該過程的人員稱，參與的不僅僅是新教師或年輕教師，不乏一些經驗豐富的教師，他們了解學院組織及系統，並且考慮到合適的策略及手段，以進一步改進學院組織的運作。
在傑克遜州立大學（Jackson State University）的案例中，知識管理在全校範圍內進行項目審查和重組，以便向學術單位提供「可操作的知識」（Actionable Knowledge）。在每個學術單位，教職員工聚集在一起就課程作重新檢視、解決現有問題並思想如何以及在哪裡適合大學的整體使命提出他們的建議。在此過程中，此知識審計的負責團隊成員可以自由地取得他們以前從未接觸過的數據（關於他們自己的和其他學術課程），包括入學率（enrollment rates）、升學維持率（persistence rates）、學分（credit）、平均績點（grade point averages）、畢業率（ graduation rates）、教師比例（faculty ratios）和人口統計（demographics）等等資料。
在學童人口下降的背景下，教師明白需要改變，這種數據資訊使他們能夠自己調查數據，進行相關資料搜集，找尋新的數據和資訊，並思考關於他們的學術單位在大學中的角色及日後生存發展的方向。與自上而下的過程不同，數據和資訊的共享，加上對領導力和其他形式的行動研究培訓的長期承諾，知識管理的實踐有助於讓教職員工了解自己在大學及外界的定位和改進的憑據。
總結
筆者在本文討論知識管理應用在學校時需要注意的地方並以一些實際案例提出說明。本文提出2個主要論點：第一，盡力建立與實施知識管理有關的學校組織要素而不單只是宣示專有名詞或術語。第二，知識管理的力量始終在於以人為本，必須關注教職員工和學生以及他們對數據和資訊的需求，讓不同持分者了解到參與知識管理實踐的價值。由於篇幅所限，期望在下期「教評心事」中再談知識管理在學校應用時需要注意的地方，並討論如何促進學校教師共享知識，令讀者對知識管理在學校應用有更深入的認識及反思。
