線上會議禮儀不可忽視

近日香港染疫數字節節上升,居家工作的新常態又再次出現。香港人已非常熟悉使用Zoom等線上會議程式。如何在線上會議「掛機」的同時,可以讓會議主持人或其他高層對你留下深刻的印象?

行文之際,香港疫情愈見嚴重,在此希望各位讀者出入平安、身體健康。

過往數期文章集中討論元宇宙及心理科技,得到了一些新讀者支持,卻又失卻了一些舊讀者。因此,接下來的文章將回歸討論一些職場及實用心理學,希望方便各位讀者日常運用,亦更有共鳴。

在線會議  難以專注

近日香港染疫數字節節上升,居家工作的新常態又再次出現。香港人已非常熟悉使用Zoom等線上會議程式,有關的禮儀及奇怪招數亦相繼出現。大多數人在Zoom的時候都會採取「掛機」狀態,簡單而言即是全程在線,但人卻不在的狀態。有從事跨國公司高管的朋友直言,員工在線會議的態度將會直接影響他的評分,對升職或加薪有莫大影響。

的而且確,在面見會議中,會議中的各人比較專注會議事務,提出建議時更踴躍;反觀在線會議時,大家在會議的背後可以用電腦做其他工作,或同時在開3、4個不同會議。先放下會議成效不提,會議主持人的感覺更值得我們關注,畢竟主持會議的一般都是對你有影響力的高層,他對你的感覺如何,你的命運也必如何。

以下幾點有助你在線上會議「掛機」的同時,可以讓會議主持人或其他高層對你留下深刻的印象。就趁虛擬世界的禮儀還在建立的時候,為自己搶佔更有利的位置吧。

在開啟線上會議視訊之前,必須整理好儀容。(Shutterstock)
在開啟線上會議視訊之前,必須整理好儀容。(Shutterstock)

露面與否跟大隊

一、入鄉隨俗,先觀察大家有沒有露面。

線上會議其實是一個新興社群,舊有的社會禮儀還是要遵守的。一般會議主持人一定露面,然而一般員工應該都全是黑屏。在這樣的環境下,如果你忽然露面,就算是社會學上的偏差行為(deviation),很大機會引起其他同事的排斥行為。因此我們先觀察其他參加者是露面還是黑屏,跟着做,對你有着數。

二、露面的時候要準備充足。

在傳統的面見會議上,大家一般都把儀容修飾得企企理理才出場,除了尊重場合以外, 亦予人一種精神奕奕及隨時準備的氣場。因此當你在線上會議時,在開啟視訊之前,必須整理好儀容。切忌把視訊當鏡子,出場的時候才整理頭髮,必定貽笑大方。

露面的時機與準備

三、周圍環境要充分準備。

開啟視頻的時候,你的背景可以有兩種選擇, 第一種是以真實背景示人,你亦可以選用虛擬背景出場。一般來說,高層是比較喜歡你用真實背景示人的。在心理學上,人類對未知的事情一般採取保留態度,如果你以虛擬的背景示人,別人心底裏就會想,你的真實環境到底藏着什麼不可見人的東西。與其讓人猜測,不如主動整理環境,甚至稍作布置,讓聽你匯報的人了解原來你是一個整潔及重視工作的人吧。

四、露面也講求時機

若大部分同事都選擇黑屏,上文提及你亦應該入鄉隨俗。然而什麼時候露面卻大有學問。一般來說,若果你整個會議都沒有露過面的話,是十分不禮貌的。這會讓主持人心想:我花時間在這個會議上,你憑什麼可以不出席呢? 因此,露面其實正傳遞「我出席會議」的信息。

最好的簽到時間當然就是會議剛開始的時候,你還可以趁這個時間和會議主持人說聲早晨,然後稍作自我介紹呢!另外就是當你知道自己需要匯報時,早一點與準備開啟您的視訊,到叫你的名字時,就立刻開啟視訊。這能予人一種準備充足的感覺,亦間接告訴他人,你一直都在呢!

如何說聲再見?

五、離場時以打字的方式告別

大多數人離開會議時,都會開啟音訊說聲再見,這個着實是舊時代的思維。在虛擬世界上,當一堆人一齊說再見時,網絡是不能顯示誰在說話的;更甚者是,你不及別人大聲,你的聲音就會被視為雜聲被調低下去,很大機會別人連聽都聽不到你的說話。

因此更適當的做法就是在聊天室裏打上感謝、再見等作結尾,因為這些訊息會在其他人的螢幕上彈出,更會顯示你的名字呢!

林嘉良